Dirigido a: Empleados, proveedores y clientes de la Notaria Segunda del círculo de Cartago Valle

POLÍTICAS DE PREVENCIÓN

Con este manual la Notaria Segunda de Cartago – Valle del Cauca aspira a colaborar con los diferentes organismos de control y a las autoridades nacionales a cumplir con los compromisos internacionales, los cuales combaten las diferentes actividades ilegales que se presentan.

El presente manual o sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, es una exigencia, por parte de la Unidad de Información de Análisis Financiero UIAF y la Superintendencia de Notariado y Registro, las cuales mediante circular 1536 de 2013 daban orden a las Notarías de generar procedimientos, políticas y demás actividades que ayuden a disminuir el riesgo de que se filtren actividades de financiamiento de terrorismo y lavado de activos.

En el presente manual se encuentran procedimientos claros con las cuales se busca el prevenir toda actividad del lavado de activos y financiamiento al terrorismo que pueda dañar de alguna manera el buen nombre de la Notaría.

Como políticas, se implementará ayudas para sus empleados como la capacitación constante con las diferentes señales que han sido detectadas por organismos internacionales, igualmente para mantener un control constante de los diferentes avances tecnológicos y tácticos que se puedan dar en la Superintendencia de Notariado y Registro, y la UIAF, para controlar eficiencia a la hora de prevenir todo este tipo de irregularidades en los actos notariales.

Se designará un coordinador SIPLAFT, quien conjuntamente con el Notario evaluara de manera minuciosa cada situación en la que los funcionarios de la Notaría detectan una o varias irregularidades dentro de los actos de escrituración, así estos en conjunto podrán tomar la decisión de actitudes preventivas que el caso amerite.

La implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de LA/FT, con lo cual la gestión notarial genera una disuasión mediata, como prevención general, dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades.

POLÍTICAS DE CONTROL

Teniendo en cuenta las diferentes señales que serán puestas en el presente manual, los funcionarios serán responsables de localizar cada una de ellas evidenciando cualquier tipo de irregularidad, y consultando de manera inmediata con el coordinar SIPLAFT, el cual evaluará el documento de manera exhaustiva para que a la hora de realizar cualquiera de los informes (Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS), Reporte de Operaciones Notariales (RON) y las adjudicaciones en remate), que son exigencia de la superintendencia y la UIAF.

Antes de originar estos informes el coordinador SIPLAFT tendrá la tarea de informar al Notario para que este sea quien de la autorización final para que se realice de manera inmediata el reporte respectivo, al terminar de realizarse este, se enviará de forma magnética a través del correo de la UIAF ros@uiaf.gov.co, de donde se esperará el respectivo recibido el cual se imprimirá y se entregará al Notario para que este o quien corresponda archive el comprobante de recibido del reporte enviado.

Se capacitará al Notario, coordinador SIPLAFT en los programas del Sistema de Información Notarial (SIN) en el cual se puede generar el Reporte de Operaciones Notarial (RON), el programa informático stand alone el cual genera el Reporte de Actividades Sospechosas (ROS) y también el reporte negativo. El programa de radicación de trámites notariales.

  • MARCO LEGAL

Circular 1536 de 2013 superintendencia de notariado y registro.

  • RECOMENDACIONES INTERNACIONALES

La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convención Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional —GAFI-, diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 en cooperación con los Organismos Regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las Recomendaciones.

Así mismo, en esta actualización, ratificó al notariado dentro de las recomendaciones 22, 28, 29 y 34 del GAFP como un sector vulnerable para el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo debido a que los Notarios, representantes por el Estado, dan fe de los actos o negocios que los usuarios del servicio celebran por Escritura Pública.

En este escenario, los Notarios adquieren singular importancia que los obliga a adoptar las previsiones que sean necesarias para analizar adecuadamente la información de los usuarios y reportar. Si fuere el caso, operaciones sospechosas a la UlAF.

  • NORMAS NACIONALES

El artículo 10 de la Ley 526 de 1999, señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que de ésta reciban, relacionados con la prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

Por su parte, el artículo 2° del Decreto 1497 de 2002 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UlAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Adicionalmente, en los términos del artículo 131 de la Constitución Política y del artículo 1° de la Ley 588 de 2000. «El Notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe pública o Notarial‖ y habida consideración que los notarios son particulares que ejercen, entre otras, las funciones públicas descritas en el numeral primero del artículo 3° de la Ley 960 de 1970, las cuales se pueden prestar para la movilización y blanqueo de capitales producto de actividades ‘licitas asociadas al Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, es necesario adoptar mecanismos específicos tendientes a evitar que los actos solemnizados por escritura pública, sean aprovechados indebidamente por las organizaciones delincuenciales para dar apariencia de legalidad al producto de sus delitos.

Además, los artículos 209 y 210 del Decreto Ley 960 de 1970 establecen que la vigilancia notarial será ejercida por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro —Adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho -, y que ella tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes, bajo el imperio de la ley. Con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.

A su vez, el articulo 12 numeral 8° del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007 modificado por el Decreto 2163 de 2011 (por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro) y el artículo 59 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único) disponen que la Superintendencia de Notariado y Registro tiene como función, entre otras, investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los Notarios y Registradores de instrumentos públicos, en el desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación.

Así mismo. Los artículos 58 y 59 de la Ley 734 de 2002, disponen que el régimen disciplinario especial de los particulares, también se aplicarán a los notarios y comprende el catálogo de faltas imputables a ellos. El numeral 3° del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, en el Libro Tercero, Capitulo Primero ‘Régimen de los Particulares’, estipula como falta gravísima Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función.

Por último, el artículo 63 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 199 del Decreto Ley 960 de 1970, facultan a la Superintendencia de Notariado y Registro a imponer a los notarios, sanciones consistentes en destitución, suspensión en el ejercicio del cargo y multas, dependiendo de la gravedad de la falta.

DISEÑO DE LAS POLÍTICAS PARA EL CONTROL Y PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DE TERRORISMO (LA/FT)

Prevención: El SIPLAFT debe permitir a la Notaría Segunda de Cartago identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta identificados en el documento denominado «Gula sobre Prevención del Riesgo de lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el Sector Notariado», sus actualizaciones y en el manual aprobado por el Notario. 4.1.2.

Control: Las Notarías no tienen el deber jurídico de impedir los resultados. Su obligación es diseñar mecanismos de prevención y control de actividades de LA/FT que minimicen los factores de riesgo.

Para esto la Notaria Segunda de Cartago ha definido medidas de control del riesgo de LA/FT y efectuara los diferentes reportes de operaciones notariales, de adjudicación en remate y de operaciones sospechosas a la UlAF, cuando éstas sean advertidas.

  • CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Los soportes de todo documento finalizado de las operaciones reportadas a la UIAF, así como la información de registros de transacciones y documentos de conocimiento de los clientes, proveedores, empleados y las demás partes de interés del SIPLAFT, se deben organizar, conservar y ser guardado de manera correcta en un sitio fresco, con poca humedad, donde el documento no pueda ser dañado ni modificado por ninguna persona.

Se adoptarán los mecanismos que permitan conservar en forma adecuada la información documental producida en ejecución del SIPLAFT, los reportes a la UIAF, los informes preparados por el Oficial de Cumplimiento, los resultados de los análisis de las operaciones inusuales, entre otros.

Aprobado el día 30 de septiembre de 2023 en la ciudad de CARTAGO (Valle del Cauca) por el Notario LUIS ENRIQUE BECERRA DELGADO.

Si tiene una sospecha denuncie ante la Unidad de Información y Análisis Financiero

La Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF– viene desarrollando la campaña por el programa Conozca el 1, 2, 3 del reporte ciudadano en el cual el ciudadano debe:

  1. Ingresar a la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co.
  2. Dirigirse a la pestaña Servicios de Información al Ciudadano en la parte superior del menú de navegación (color azul).
  3. Una vez en dicha pestaña, se desplegará un menú en donde debe ingresar a INFORMENOS
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